仕事のコミュニケーションについて悩んでいる上司
最近、職場でコミュニケーション不足によるミスが多く発生し困っている
仕事でコミュニケーションをうまく取るにはどうしたらいいのか？
そんな悩みにお答えします。
筆者の信頼性
私はIT業界歴で25年、システム開発・ITサービス展開など、さまざまなITの職種を経験してきました。これまで、多くの部下と接してきた経験からお答えします。
相手の話を聞くこと
コミュニケーションを高めようと、相手に話すことを意識しがちですが、まずは「相手の話を聞く」ことの方が重要です。
それには、相手に声をかけられやすい雰囲気や時間を確保することです。
上司は一方的に部下に話してしまいやすいですが、本当に必要なのは、部下の考えを聞き出した上で、適切な助言をすることが求められます。
「話を聞く力＝傾聴力」は組織の生産性を上げるうえで、重要な要素となるのです。
職場における円滑なコミュニケーション
よく「１度教えたことは、２度も聞くな！」と叱る上司がいますが、これもやり過ぎは禁物です。
たしかに、メモもとらないで何度も同じことを聞いてくる社員は問題ですが、勘違いを防ぐための再確認やド忘れしての確認はむしろ歓迎すべきことです。
結論として、コミュニケーションをよくするために、
・わからなかったら、躊躇せずに何でも確認し合おう！
・聞かれたら、何度でも丁寧に答えてあげよう！
こういう雰囲気を醸成することで、職場における円滑なコミュニケーションが築けるようになります。
確認しないで、ミスをされる方が怖い
人間には思い込みや、勘違いをするため、コミュニケーション上の誤りがよく発生します。仕事の失敗のほとんどの原因が、コミュニケーションミスです。
言い換えれば、コミュニケーションミスを防止することは、仕事のトラブルを防ぐことにつながります。これは私の経験上はっきり言えることです。
私はいつも後輩や部下に、「わからないことがあれば、何度でも聞いてくれ！」と伝えています。よく分からずに、仕事してミスを起こされる方が怖いからです。
期間工の事例
以前、工場で期間工をしている友人にこんな話を聞きました。
その友人は、いろいろな自動車メーカの工場で働いてきた経験があり、今まで働いた工場の中で一番すばらしかったのは、トヨタだったそうです。
期間工とは、工場の生産ラインで働く契約社員のこと。そこでの彼の作業は、ロボットでは対応できない車体部位の狭い隙間にある穴に、電動ドライバーでボルトを締める工程です。ラインで流れてくる車体に短時間で、手際よくボルトを締めていく作業です。
しかし、ボルトを締める角度を誤ると、ボルト締めが途中で止まり、埋め込む穴がバカになる。そうなると、期間工はトヨタの熟練工社員にアラームで知らせて、その熟練工社員がバカ穴を特殊な技術で修復します。
最初は慣れないと、期間工は何回かミスをします。ミスが重なると、当然呼ばれる熟練工社員は「ちっ、またか」という態度になりがちです。あまり嫌な顔をされると、中にはミスを申告しないでそのままに放置する期間工もいるそうです。そうなると、当然後工程で不良品として、大問題になります。
トヨタ自動車では、期間工がミスをして申告すると、社員は「知らせてくれて、ありがとう！」と感謝を伝えるそうです。つまり、期間工に嫌な思いをさせると、申告してくれなくなるリスクを経験的にトヨタはわかっているのです。
コミュニケーションミスを防ぐためには、相手に嫌な思いをさせない、何でも聞きやすい雰囲気を作ることは工場の管理手法としても重要なのです。
