IT業界の仕事

在宅勤務のメリット、デメリット。コロナ影響で在宅勤務をやってみた感想

2020年6月7日

2020年4月に日本で本格化したコロナ影響に伴い、在宅勤務を導入する企業が一気に増加して、一般化してきています。

在宅勤務はこのまま続けるべきかに迷っている人
「会社として在宅勤務はこのまま続けるべきか?
在宅勤務だと人によっては遊ぶ?かもしれない」と、悩んでいる経営者、管理職の方も多いかと思います。

こういった疑問にお答えします。

 

結論から言うと、生産性と効率性に効果あるので、在宅勤務はやるべきです。ただし使い方と頻度に注意!

自分が約3か月の在宅勤務をやってみて感じた体験談から、メリットとデメリット、解決策についてお答えします。

 

在宅勤務のメリット

昨年から働き方改革の一環で、自宅から会社のOA環境に、インターネットを経由でVPN接続して業務ができる環境は整備されていました。
そこに、このコロナ騒ぎで在宅勤務を余儀なくされ、この環境を本格的に使うのは自分でも初めての経験でした。

 

家族と過ごす時間が増えた

在宅勤務してみると、印刷以外は社内と同じOA環境を利用できました。メールも、ファイル共有も、テレビ会議も問題なく使えるので出社しているときと変わらない仕事スタイルが維持できました。

朝起きて、すぐ仕事が始められる。仕事が終わったら、すぐ自宅で自由に時間が使える。
19時まで残業しても、業務終了後、すぐに「いただきまーす」と家族全員で夕食を共にすることができる。家族と過ごす時間が増え、自分の時間が有効活用できることは、かなり画期的です。

 

通勤時間ゼロ効果!

会社までの往復の通勤時間がゼロ分。首都圏に通勤している会社員は、この恩恵に皆感動しているのではないかと思います。
また、社内にいると発生する無駄な会議、問合せ、雑談がなくなることも、時間の有効活用において副次的な効果でした。
自分の仕事だけに集中して専念できるから、自分のペースで仕事できる、超絶最高の仕事環境だと思います。

 

決裁のハンコ文化が消滅

今回はコロナ対応という緊急事態ということもあり、普段必要な上長のハンコも省略可能となり、代わりに承認メールを授受すれば決裁完了。
おかげで事実上、業務の電子化が促進され、承認行為のリードタイムは大幅に短縮されました(ウチの会社もやればできるじゃないか)。

 

個人の時間を有効活用

トータル的に個人の自由な時間が増えます。電子スケジュールに入力すれば中抜けして、家事や私的急用に対処でき、介護や育児をしている方には理想的な環境です。
まさに多様な働き方を許容する働き方改革の実現です。個人の幸福は会社の幸福、間接的にはきっと会社にも恩恵があるはずです。
しかし、・・・

 

在宅勤務のデメリット

コミュニケーションロス

何かと調整ごとが多い日本企業の職場では、在宅勤務では確実にコミュニケーションロスが発生します。それによる、業務進捗上の意思決定や調整ごとのスピードがダウン、業務の品質低下につながる事象が散見され始めます。誰が何をどう決めるのか?が不明確なうちの職場は、これに慣れるのにしばらく時間がかかりました。

また、非言語コミュニケーションが対応不可です。相手との雰囲気、間合い、言い合い、勝負どころでの駆け引き交渉や相手を懐柔には、圧倒的に不向きです。

コミュニケーションの機会損失は確実に発生しています。出社していれば、フロアで誰かが何かで集まっている時、ちょっと声掛けしてみることができますが、在宅勤務ではこれがありません。タバコ部屋での情報共有や、ちょっとした挨拶・声掛け・雑談からの情報収集は皆無になりました。

 

業務の質と量が全体的に低下

決裁業務は電子化で時間短縮化されますが、紙で回ってこないので、パソコンの画面で確認だけだと、確認チェックの質が落ちます(皆ペーパレスに慣れていないから)。
上司が誰が何をしているか把握しにくいので、部下に平等に業務を平準化して依頼がしずらい。

場合によっては、怠けようと思えば、いくらでもナマケられる、かなり自己管理能力が個人には求められます。まだ、社内で検証はできていませんが、会社全体の活動量は確実に減っているのではないかと思います。

 

自分が体験した、在宅勤務が不向きな事例2件

非言語情報を把握することができない

例えば、すぐにマウントを取ろうとする横柄な交渉相手とは、面体での会議、打ち合わせが必須です。その場の相手との会話のやり取りで、すぐに反証、反撃しなくては勝てない、事が進まない場合がままあります。

また、相手を説得しにくい事案の依頼や、難解な重要事項の意思決定では、キーマンと同じ空間して面体で打ち合わせした方が、円滑なコミュニケーションが可能であり、それをテレビ会議で行うのは難しいです。単なる人の発言だけではわからない、非言語情報から、相手の理解度、納得度、感情線をリアルに把握し、より臨機応変な対応が必要になるからです。

在宅勤務からテレビ会議参加では、この非言語情報を把握することは難しいです。
調整文化の日本社会では、まだまだ非言語情報が重要なファクタだと感じます。

 

リアルに雰囲気を感じられない

ある日、自分が出社して時間外に夜残業していると、フロアに一人で席に残って仕事している部下の存在に気付きました。その部下に声掛けしてみると、疲れた顔で多数の仕事の案件調整に悩んでいる様子。
このコロナ渦の影響で業務調整が難航し、スケジュールが立て込んで、対応要員の不足によるリソース調整が困難なことが原因でした。

要員不足が発生していることは、リーダの報告から聞いていましたが、改めてその問題の深刻さをその場の雰囲気からリアルに感じました。翌日すぐに、関連する部門に支援要請をするとともに、部内の要員の空きをチェックし、増員を手配しました。

出社していれば、これまで日常感じることができた、事務所内の人から伝わるリアルな雰囲気が、在宅勤務では感じることはできません。発見が遅れれば、取返しのつかない事態に発展する可能性だってあります。

 

解決策

電子化の促進

業務の電子化、ワークフロー化と電子認証は必須です。ハンコ文化、印刷文化から脱却が必要です。
ウチの会社では、これまでの紙によるハンコスタンプラリーがなくなり、メール承認でOKになったことは大きい変化でした。(ならざるを得なかった)。

 

在宅勤務の考え方とルールの共有

新たなコミュニケーション方法の考え方、ルールを共有する必要があります。ただし、組織でルールを強制し過ぎると硬直化し、結果として在宅勤務の自由度がなくなるので注意が必要です。でも、最低限のルールは必須です。

どんな時に在宅勤務をするのか、状況に応じて出社対応することで、効率的に生産性を上げて、業績目標を達成する意識を社員で共有する必要があります。

 

個人の業績評価基準の明確化

外資と違って日本の会社は、人事の業績評価基準の明確化はなかなか難しい。業績評価は単なる業績の積み上げだけではないから。この仕事やったら、「はい、あなたの評価はこれですよ」っというわけには必ずしもいかない面があります。

仕事は多数の連携プレーで成り立っており、その仕事の中での個人の役割貢献度は定量化しずらい。また、明確な業績に表れない貢献度が、組織で仕事をしていると必ずあります。

裏方の地味な仕事は必ず存在するので、それを予め評価基準として明確化するのは困難な面はあります。みんながスタンドプレーをしていては、試合に勝てません。

とは言え、個人の自立性と自己管理のモチベーションをアップさせるため、業務の成果で個人業績を評価する基準を明確化することは必要です。業務ごとの目的とゴールを明確にして個人を評価する、これには上長の思考訓練と、より細かい業務分析が必要です。上長の負荷はこれまで以上に増えますが。

 

まとめ

上記の解決策が実行されることを前提に、
現段階では在宅勤務2~3割、7~8割出社が望ましいと考えます。
これを在宅勤務率50%ぐらいの方向に持っていけると、時間の活用、自由な発想、個人の幸福(ひいては会社の幸福)につながるのではないか。

在宅勤務はやるべき、続けるべきで、時間の有効活用による生産性・効率性の向上に効果あります。ただし、その使い方と頻度に注意が必要です。業務内容と状況によっては出社中心の方がいい場合もあります。

あくまでも、在宅勤務は手段であり、目的ではありません。適材適所の原則に基づき、在宅勤務した方がいい業務は在宅勤務で、状況に応じて出社勤務した方がいい業務もあります。その時は、躊躇なく出社して対応することを社員全員が理解できて、はじめて在宅勤務は会社全体の制度として、効果を発揮します。

まとめると、在宅勤務の必要条件は4つです。

  • 自宅から社内システムが使えるOA環境(ノートパソコン、VPN接続等)があること。
  • テレビ会議、電話会議など声が聴けて、資料が共有できる環境があること。
  • 社内業務が電子化されていて、書類起票や決済がワークフローで処理できること。
  • 在宅勤務と出社勤務の使い分けの考え方、ルールが社員で共有されていること。

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