IT業界の仕事

仕事ができない、すぐ忘れる、物覚えが悪い、誰でもできる対処方法!

2020年6月21日

「仕事ができない」、「教えられたことをすぐ忘れてしまう」、「物覚えが悪くて困る」で困っている人
仕事ができないと、だんだん自信もなくなり、周囲からも「使えないヤツ」と思われるとますます辛くなる(泣)。

 

今回は、そんなお悩みを解決します。

 

私はIT業界で社員歴25年。昔は「仕事ができない」社員でした。
頼まれたことを後回しにして、すぐ忘れる。いつも先輩から怒られていました。
「あいつは仕事ができない!」と陰口を、トイレの入り口で実際に聞いたこともあります。その時はショックでした。あの頃はツラかったです。

サラリーマンで与えられた仕事ができないと、確実に信頼を失います。

まさに過去の自分がそうでした。そんな自分が今では、部下150人の部門長をしています。
私がどうやって、仕事ができない社員から脱却したのか、その経験をもとに、お話します。

 

仕事ができない、すぐ忘れる、物覚えが悪いの対処方法

いきなり結論からいきます。仕事ができないの対処方法は、ズバリ「自分の中に仕組みを作る」ことです。

ポイントは3つ

  • 依頼されたこと、やる事はノートに記入
  • 自分の仕事は、問題課題タスク一覧で管理
  • 仕事の優先順位は、付けない、目の前のできるものからすぐやる

では、早速見ていきましょう!

 

依頼されたこと、やる事はノートに記入する

日常、頼まれたことや、自分がやることは、すぐに自分のノートに記入します。

「すぐ忘れる、物覚えが悪い」を防ぐには、基本これしかありません。

 

私のノートを実例として、下にのせます(手書きで読みにくくて、すみません)。

上記のように、頼まれたらすぐノートに書く。都度すぐにノートに書くことを習慣づけます。

そして、仕事終わりの帰る1時間前に必ずノートを見返して、□四角マークを見つけたら、「これ今日はやらなくていいだっけ?」とチェックすれば、仕事の抜け漏れは防げます。

 

私はこの□四角マークがノートに残っていないかをいつもチェックしているので、仕事を漏らしたことは、ほぼゼロです。

今はなんでもパソコン、スマホで入力する時代ですが、抜け漏れを防ぐために、いつもノートだけは持ち歩いて、必要があればすぐ□四角マークでやる事を記入する。

 

後で必ず□四角マークだけを確認するので、絶対に仕事が漏れません。

□四角マークは例なので、何でもいいので自分がわかる記号を決めて、決めた記号を必ずマークするように習慣付けましょう。

 

もし、忘れてる仕事があれば、必ずその日までにやって帰る。そうすれば、仕事のやり忘れを防げて、信頼を失うことはなくなります。

地道で、愚直ですが、これの方法はおすすめです。物忘れが激しい人は、今すぐ実行した方がいいと思います。

 

よく、付箋とかにメモしている人がいますが、それはダメです。

記録した付箋は、どこかに行ってしまい、後で見返すことが困難になる可能性があるからです。

 

必ず自分が決めたノートに記録するようにしましょう。記録するときに、必ず日付を入れて書けば、後で時系列に振り返ることができます。

人間はいつそれをやったか、頼まれたかは意外と憶えているので、後で見たいところが検索しやすくなります。

なので、複数のノートに分野別に記録するのではなく、必ず1冊のノートに統一して記録しましょう。

 

パソコン、スマホの入力は後で検索できるメリットがありますが、いざという時は「ノートに記入」が圧倒的に早いです。

経験上、まだデジタル機器はそこまで便利ではないです。将来はわかりませんが・・・

 

自分の仕事は、問題課題タスク一覧表で管理

自分の仕事は、問題課題タスク一覧表で管理します。要するに、自分のお仕事一覧です。

これも、私が実際に使っているエクセルファイルをのせます。参考にしてください。

要するに、自分が頼まれた仕事のうち、「すぐに終わらない」、「すぐにできない業務」は、このような表に、以下の項目事項を記入しておいて、中長期的に管理します。自分に仕事を見える化するんです。

 

記入する項目事項

  • 後でやるべき仕事、問題や課題となっている項目事項とその内容など記入する
  • 起票者、対応者(自分なのか、他人なのか)を明確に記入する
  • 記入した日付、期日(完了)の日付を記録する
  • ステータスにその作業の現在の状況(未実施、対応中、完了、保留)を明確に記入する

上記のエクセルファイルを参考に使いたい人は、エクセルファイルを添付しておきますので、ダウンロードしてお使いください。⇒mondai kadai ichiran

 

特にチームで仕事をするときは、この「問題課題タスク一覧表」をもとに進捗や問題課題を管理することで、組織的に仕事が管理できます。

とにかく、自分の仕事を見える化することで、自分の仕事を効率的に抜け漏れなく、管理することが目的です。

 

最近は、プロジェクト管理ツールで、Trello、Redmineとか、いいモノがたくさん出回ってますが、個人でとりあえずシンプルに管理するならエクセルで十分です

仕事のやり方は、人それぞれですが、以下の2点を確実に実施すれば、まあ人並み以上の仕事の品質は確保できるはずです。

  • 依頼されたこと、やる事はノートに記入
  • 自分の仕事は、問題課題タスク一覧表で管理

 

仕事の優先順位は、付けない、すぐやる

最後に、仕事のスタンス(姿勢、心構え)についてです。

原則、まずは仕事に優先順位は付けないで、すぐやるクセ、習慣が大事です。

 

ついつい、人間は弱いもので面倒なことは、「後でいいや」と思いがちです。

実はこれは仕事では危険です、「後でやる」といことは、その事を頭で覚えておくという仕事が余計に追加されます。

 

憶えておくこと自体が、自分の脳にとって余計な負荷です。すぐにやれば、その余計な負荷からあなたの頭は解放されます。

憶えておくことの塵が積って山となるで、すぐやらない事の負担が後であなたを蝕みます(首が回らなくなる)。

それを避けるためにも、発生した仕事は都度すぐに対応して済ませることです。

 

よく、仕事の優先順位を付けるのに、時間かけて悩んで、なかなか手を動かさない人を見かけます。

悩む前に、締め切りの近い、やれそうな仕事から即着手して、片付けた方が結果的には早いです。

 

ただし、例外があます。今すぐにできない時間的な制約や、すぐに着手しても他の前提事項がそろわないと、先に進まない。

自分ではコントロールできない先行要件があれば、「ノートに記入する」か、「問題課題タスク一覧」で管理しましょう。

 

未着の仕事は、必ず記録に残るので、後で見返せば、仕事の抜け漏れは発生しません。

「後でやる仕事」は、徹底して記録に残すことが重要です。

 

まとめ

考え方として、「仕事は発生したらすぐやる、やれないなら、必ず記録に残す」

そのために、「自分の中に仕組みを作る」が、「仕事ができない、すぐ忘れる、物覚えが悪い」に対する、誰でもできる最強の対処方法です。

 

今日書いたことは、いたってシンプルで、意識すれば誰にでもできることです。

与えられた仕事を確実にこなす「仕事の仕組み」は、シンプル イズ ベスト。それが長続きするコツでもあります。

 

すぐやることの重要性について、おすすめ本も載せておきます。私がすぐやることの意識を変えるきっかけになった本です。

この手のはたくさんあるので、これでなくてもいいで、好きな本を探して読んでみてください。意識が変えることができます。

「すぐにやる脳」に変わる37の習慣

 

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